Politique de protection des données personnelles

Nous collectons des données personnelles vous concernant à partir des sources suivantes :

• les données personnelles que vous nous fournissez directement dans le cadre de notre relation, que celle-ci soit en cours ou relevant de la prospection (par exemple lorsque vous nous contactez par courriel, par téléphone ou par tout autre moyen, ou lorsque vous nous remettez votre carte de visite, ou encore lorsque vous venez dans nos locaux) ;
• les données personnelles issues de notre site Internet lorsque vous y naviguez ou lorsque vous utilisez les fonctions et ressources qui y sont disponibles ou accessibles via ce dernier ;
• les données personnelles relatives aux réservations de rendez-vous dans le cadre de nos services ;
• les données personnelles fournies par des tiers (par exemple une agence de notation ou un site de renseignement de type Infogreffe).

Note à l’attention des visiteurs et utilisateurs de notre site Internet : l’utilisation de notre site Internet ainsi que les données personnelles qui sont communiquées par ses utilisateurs sont soumises aux dispositions de la Politique ainsi qu’à ses conditions d’utilisation.

Finalités des traitements de vos données personnelles

Nous traitons vos données personnelles conformément aux finalités suivantes :

• permettre à nos interlocuteurs de demander des informations sur Doxamed et sur ses services* ;
• préparer et soumettre des offres commerciales, participer à des appels à candidatures ou à des appels d’offres* ;
• permettre le suivi des relations commerciales et contractuelles avec nos clients (envoi de devis, envoi de factures, exécution des commandes, assistance et suivi technique, gestion des litiges éventuels, etc.)* ;
• proposer à nos interlocuteurs ou à nos prospects de participer à des évènements organisés par Doxamed dans le cadre de salons, séminaires ou manifestations professionnels* ;
• procéder à des appels à candidature ou à des appels d’offre et permettre le suivi des relations commerciales et contractuelles avec nos fournisseurs, nos prestataires de services et nos sous-traitants* ;
• nous acquitter de nos obligations contractuelles ;
• réaliser des enquêtes de satisfaction clients* ;
• réaliser des opérations de promotion de nos services auprès de clients ou de prospects* ;
• réaliser des audits qualité* ;
• gérer les candidatures spontanées ou adressées en réponse à des offres d’emploi*, et assurer la gestion des ressources humaines de nos salariés, stagiaires, alternants et mandataires sociaux ;
• assurer la sécurité matérielle de nos locaux (incluant le registre des visites et les enregistrements de vidéosurveillance) et la sécurité électronique de nos systèmes* ;
• améliorer nos produits et nos services (identifier les problèmes, prévoir des améliorations, en créer de nouveaux)* ;
• assurer la gestion comptable, financière, juridique et l’audit* ;
• dans le cadre de procédures judiciaires (constatation, exercice ou défense de droits en justice)* ;
• organiser les plannings des rendez-vous pour les téléconsultations et autres rendez-vous sur les sites équipés par Doxamed* ;
• nous conformer à nos obligations légales.

Fondements juridiques

Afin de traiter vos données personnelles conformément aux finalités énoncées ci-dessus, nous nous appuyons sur un ou plusieurs fondements juridiques :

• le traitement peut être nécessaire à l’exécution du contrat que vous avez conclu avec nous, ou pour faire les démarches nécessaires à sa conclusion ;
• le traitement peut être nécessaire pour se conformer à une obligation légale ;
• le traitement peut être fondé sur votre consentement préalable (cette base juridique n’est utilisée que pour les traitements facultatifs, non pour les traitements nécessaires ou obligatoires) ;
• nous avons un intérêt légitime à effectuer le traitement de données personnelles pour les finalités listées ci-dessus suivies d’un astérisque (*).

Les données personnelles que nous sommes susceptibles de collecter varient selon la finalité du traitement. Elles visent essentiellement à permettre l’identification des personnes dans le cadre de leurs relations avec Doxamed. En tout état de cause, les données personnelles collectées se limiteront aux données nécessaires aux fins exposées à la section 2 ci-avant.

Note à l’attention des visiteurs et utilisateurs de notre site Internet : certaines fonctionnalités de notre site ne peuvent être utilisées que si certaines données personnelles sont communiquées. Vous êtes libre de fournir, ou non, tout ou partie des données personnelles demandées ; toutefois, si vous décidiez de ne pas les fournir en totalité, certains services et/ou certaines fonctionnalités du site pourraient ne pas fonctionner ou ne fonctionner qu’en partie.

Données personnelles relatives aux clients et prospects

• informations personnelles (nom, prénom(s)) et coordonnées (adresse postale, adresse de livraison, coordonnées du secrétariat le cas échéant, numéro de téléphone, adresse courriel) des interlocuteurs au sein de l’entreprise cliente ou prospect ;
• informations relatives aux devis et commandes (relevés et montants) ;
• informations relatives aux moyens et modalités de paiement (date de paiement, relevés de paiement, montant payé) ;
• informations relatives aux besoins ou contraintes des clients, collectées dans le cadre d’enquêtes de satisfaction, et susceptibles d’être utilisées afin de nous assurer que nos communications marketing soient pertinentes et opportunes ;
• données personnelles supplémentaires que nos clients ont choisi de nous communiquer, dans la mesure où elles sont nécessaires à la réalisation des finalités exposées à la section 2 ci-avant.

Données personnelles relatives aux fournisseurs, prestataires de services et sous-traitants

• informations personnelles (nom, prénom(s)) et coordonnées (adresse postale, coordonnées du secrétariat le cas échéant, numéro de téléphone, adresse courriel) de nos interlocuteurs au sein de l’entreprise fournisseur, prestataire ou sous-traitante ;
• données personnelles supplémentaires que nos interlocuteurs ont choisi de nous communiquer, dans la mesure où elles sont nécessaires à la réalisation des finalités exposées à la section 2 ci-avant.

Données personnelles relatives aux candidats postulant à nos offres d’emploi

• informations personnelles (nom, prénom(s), photo) ;
• informations démographiques (sexe, date de naissance/âge, lieu de naissance, nationalité) ;
• informations professionnelles (profession, situation professionnelle, adresse professionnelle) ;
• coordonnées (adresse postale, numéro de téléphone, adresse courriel) ;
• éléments de parcours professionnel, diplômes, motivations.

Données personnelles relatives à nos salariés, stagiaires, alternants et mandataires sociaux

Nous collectons toutes informations utiles à la bonne gestion de notre personnel, notamment leur identité, état civil, coordonnées personnelles, éléments de parcours professionnel, diplômes, coordonnées bancaires, sécurité sociale et informations administratives, le tout conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables.

Données personnelles relatives aux personnes réservant un rendez-vous dans le cadre de nos services

Les données à caractère personnel que vous enregistrez sur le site Internet dédié (en pratique sur les systèmes de nos prestataires ou sous-traitants, tels que Doctolib ou Anamnèse), à savoir votre prénom, nom, téléphone et courriel, sont collectées et traitées à la seule fin de réserver votre créneau de rendez-vous (jour et heure) ; ce dispositif a spécifiquement pour but d’aider à planifier les rendez-vous, de réduire les files d’attente ainsi que d’optimiser et de simplifier le travail des intervenants.

Selon le site concerné, la prise de rendez-vous en ligne peut ne pas être disponible et se faire selon d’autres modalités, voire même sans rendez-vous — ce dispositif dépend des services proposés par Doxamed, qui sont évolutifs.

Les destinataires des données personnelles sont : (i) les services internes de Doxamed habilités, (ii) les fournisseurs, prestataires et sous-traitants de Doxamed habilités, et (iii) les professionnels de santé intervenants, dans le cadre de la gestion des dossiers et de la délivrance des services.

Doxamed ne collecte ni ne conserve de manière volontaire les données personnelles d’enfants mineurs, sauf dans le cadre de son service de réservation de rendez-vous décrit à la section 3 ci-avant.

Données personnelles de santé : vos données personnelles de santé ne sont ni traitées ni conservées par Doxamed, mais par les seuls professionnels de santé intervenants, en coopération avec Doxamed, dans le cadre de la réglementation qui leur est applicable.

Doxamed ne cherche pas à collecter ou à traiter de données personnelles sensibles dans le cadre normal de ses activités. Cela peut néanmoins intervenir dans le cadre des seules exceptions suivantes :

• le respect d’une obligation légale, lorsque le traitement est requis ou permis par la loi applicable (par exemple pour être en conformité avec nos diverses obligations déclaratives) ;
• la détection et la prévention des infractions pénales (y compris la prévention de la fraude) ;
• le consentement, lorsque nous avons obtenu, conformément à la loi applicable, votre consentement préalable et exprès (cette base juridique n’est utilisée que pour les traitements facultatifs).

Si vous nous fournissez des données personnelles sensibles de tiers, vous devez nous le préciser spécifiquement.

Nous pouvons communiquer vos données personnelles aux tiers listés ci-après, chacun dans son périmètre et s’agissant des seules données personnelles le concernant :

• les autorités légalement habilitées, judiciaires ou administratives, à leur demande, ou à des fins de signalement des failles de sécurité réelles ou suspectées, conformément à la loi applicable ;
• les comptables, commissaires aux comptes, avocats et autres conseils professionnels externes de Doxamed, soumis à des obligations de confidentialité ;
• nos prestataires, fournisseurs ou sous-traitants (fournisseurs des modules et équipements, services de paiement, compagnies d’affrètement et de transport, prestataires informatiques, etc.) ;
• tout acquéreur potentiel, dans l’éventualité où nous vendrions ou transférerions tout ou partie de nos actifs ou activités (y compris en cas de réorganisation, dissolution ou liquidation).

Lorsque l’un de nos prestataires ou sous-traitants participe au traitement de vos données personnelles (par exemple Doctolib ou Anamnèse, qui fournissent les systèmes de réservation, ou tout autre fournisseur), celui-ci est soumis à des obligations contractuelles lui imposant (i) de traiter uniquement vos données personnelles conformément à nos instructions écrites préalables, (ii) d’utiliser des mesures de protection de la confidentialité et de la sécurité de ces données, et (iii) de respecter toute autre obligation imposée par la réglementation applicable.

S’agissant spécifiquement des données relatives aux personnes réservant un rendez-vous, vos données personnelles ne sont transmises qu’au personnel et aux professionnels de santé intervenants chargés d’assurer le bon déroulement de la succession des rendez-vous.

Nous prenons toutes les mesures appropriées pour que le volume des données personnelles que nous traitons soit limité à ce qui est raisonnablement nécessaire aux finalités exposées dans la Politique, et pour que ces données ne soient conservées que le temps nécessaire au regard de ces mêmes finalités.

Les critères utilisés pour déterminer les durées de conservation sont les suivants :

• nous conservons vos données personnelles, sous une forme permettant de vous identifier, tant qu’elles sont nécessaires pour répondre aux finalités licites décrites à la section 2 de la Politique ;
• nous les conservons pour la durée de prescription applicable (la durée pendant laquelle une personne peut nous adresser une réclamation, ou engager une action en justice contre nous, à leur sujet) ;
• en tout état de cause, au plus tard cinq (5) ans après la communication des données personnelles concernées, celles-ci seront détruites de manière permanente ou rendues anonymes.

S’agissant spécifiquement des données personnelles afférentes à vos réservations de rendez-vous (téléconsultations ou autres), celles-ci sont détruites par Doxamed dans le mois suivant la fin du contrat portant sur le site Doxamed concerné (c’est-à-dire celui conclu entre Doxamed et son client ayant commandé le déploiement du module ou de l’espace de santé concerné). Cette date peut vous être communiquée sur simple demande par courriel à l’adresse contact@doxamed.com / pdebondy@lawval.com.

Nous ne transférons pas de données personnelles en dehors de l’Union européenne.

S’agissant de Doctolib, sa politique de gestion des données personnelles est disponible à l’adresse suivante : media.doctolib.com/.../B2C-PrivacyPolicy-Apr-23-FR.pdf.

S’agissant d’Anamnèse, sa politique de gestion des données personnelles est disponible à l’adresse www.anamnese.care.

Selon le type de traitement, dans le cadre fixé par le RGPD, vous disposez d’un certain nombre de droits concernant le traitement de vos données personnelles :

Droit de ne pas nous communiquer vos données personnelles

Dans cette situation, nous pourrions être dans l’incapacité de vous fournir l’intégralité de nos produits et services — par exemple de traiter vos commandes ou réservations de rendez-vous sans les informations et coordonnées nécessaires.

Droit d’opposition (traitements fondés sur l’intérêt légitime ou l’intérêt public)

Vous pouvez à tout moment vous opposer à ce que nous traitions vos données personnelles. Votre demande sera traitée avec diligence et nous cesserons le traitement concerné, sauf si nous pouvons démontrer des motifs légitimes et impérieux prévalant sur vos intérêts personnels, ou si le traitement répond à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice.

Droit de retrait du consentement

Lorsqu’un traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment — nous cesserons alors ce traitement particulier, sauf autre raison justifiant sa poursuite, dont nous vous informerions. Ce retrait n’affecte pas la licéité du traitement entrepris avant la date à laquelle nous avons reçu notification du retrait.

Droit d’accès

Vous pouvez demander l’accès ou la copie de vos données personnelles, accompagnées d’informations sur la nature du traitement et les personnes pouvant y accéder. Cet accès est gratuit, sauf demande manifestement infondée ou abusive, ou demande de copies supplémentaires (des frais administratifs raisonnables peuvent alors s’appliquer lorsque la loi l’autorise).

Droit à l’effacement

Vous pouvez demander l’effacement de vos données personnelles dans certaines circonstances — notamment lorsqu’elles ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, lorsque vous retirez votre consentement, ou lorsqu’elles ont, par extraordinaire, été traitées de manière illicite. Nous pouvons refuser cette demande pour des motifs légaux (liberté d’expression, obligations légales, santé publique, archives ou recherche, exercice d’un droit en justice).

Droit à la limitation du traitement

Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans certaines circonstances (contestation de leur exactitude, opposition au traitement, traitement estimé illicite, ou données conservées uniquement pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice).

Droit de rectification

Vous pouvez demander la rectification de données personnelles inexactes ou incomplètes vous concernant.

Droit à la portabilité

Pour les données que nous traitons sur la base de votre consentement ou dans le cadre de l’exécution d’un contrat, vous pouvez demander à les obtenir et à les transférer vers un autre responsable de traitement, dans un format structuré, communément utilisé et lisible par machine.

Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de protection des données

Pour exercer l’un de ces droits, ou pour toute question relative à la Politique, utilisez les coordonnées indiquées à la section « Contact » ci-après. Une preuve de votre identité pourra vous être demandée avant qu’il ne soit fait droit à votre demande.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL :

Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés
3, place de Fontenoy — TSA 80715
75334 Paris Cedex 07 — France

Nous nous engageons à prendre toutes les mesures nécessaires afin de protéger vos données personnelles contre toute utilisation abusive, perte, altération, divulgation, destruction, tout accès non autorisé et toute autre forme de traitement illicite ou non autorisé, conformément à la loi applicable, au moyen de mesures techniques et organisationnelles appropriées.

Parce qu’Internet est un système ouvert, la transmission des informations sur ce réseau n’est pas totalement sûre : bien que nous mettions en place toutes les mesures raisonnables pour protéger vos données personnelles, nous ne pouvons garantir la sécurité de celles qui nous sont transmises par Internet, cette transmission s’effectuant à vos propres risques.

L’accès aux données personnelles est limité aux seuls salariés, stagiaires, alternants, mandataires sociaux, fournisseurs, prestataires et sous-traitants de Doxamed qui ont besoin d’en connaître dans le cadre de l’exécution de leur mission. Toutes les personnes ayant accès à vos données personnelles sont tenues par une obligation de confidentialité et s’exposent à des mesures disciplinaires et/ou autres sanctions si elles ne la respectaient pas.

Bien que Doxamed ait pris toutes les mesures appropriées pour protéger vos données personnelles, aucune technologie de transmission ou de stockage n’est totalement infaillible.

Si vous avez des raisons de penser que la sécurité de vos données personnelles a été compromise ou qu’elles ont fait l’objet d’une utilisation illégale ou abusive, vous êtes invité à contacter Doxamed :

• par courrier, à l’adresse : Doxamed, Direction générale — 351 Bureaux de la Colline, 92213 Saint-Cloud Cedex (France) ;
• par courriel, à l’adresse contact@doxamed.com ;
• avec copie à Maître Philippe de Bondy — 51 avenue Raymond Poincaré, 75116 Paris, pdebondy@lawval.com, en sa qualité de délégué à la protection des données (DPO) externe de Doxamed.

Doxamed instruira les réclamations concernant l’utilisation et la divulgation de vos données personnelles et tentera de les résoudre conformément aux principes figurant dans la Politique. L’accès non autorisé à des données personnelles ou leur mauvaise utilisation peut constituer une infraction aux termes de la législation applicable.

Pour toute question relative à la Politique, pour ne plus recevoir d’informations commerciales de la part de Doxamed, ou pour exercer vos droits concernant vos données personnelles, vous pouvez écrire à contact@doxamed.com ou pdebondy@lawval.com.

Lorsque vous visitez notre site Internet, nous pouvons enregistrer des cookies sur votre appareil, ou lire les cookies déjà présents sur votre appareil, sous réserve d’avoir toujours obtenu votre consentement exprès préalable.

Cette politique de cookies s’applique au site Internet exploité et contrôlé par Doxamed à l’adresse www.doxamed.com.

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Il existe différents types de cookies, qui se distinguent selon leur origine, leur fonction et leur durée de vie :

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• Autorité de protection des données : autorité publique indépendante chargée par la loi de superviser le respect des lois applicables en matière de protection des données.
• Données personnelles : toute information se rapportant à une personne identifiée ou identifiable, notamment par référence à un identifiant tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou un ou plusieurs éléments spécifiques.
• Données personnelles sensibles : données relevant de l’origine raciale ou ethnique, des opinions politiques, de la religion ou des convictions philosophiques, de l’appartenance syndicale, ainsi que les données génétiques, de santé, relatives à la vie sexuelle, à des condamnations pénales ou infractions, ou à des mesures de sûreté connexes.
• Responsable de traitement : entité qui décide des finalités et des moyens du traitement des données personnelles.
• RGPD : Règlement (UE) 2016/679 général sur la protection des données.
• Sous-traitant : personne physique ou morale qui traite les données personnelles pour le compte du responsable de traitement, autre que ses employés.
• Traitement / Traiter : toute opération effectuée sur les données personnelles, à l’aide ou non de procédés automatisés, telle que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.